Zeiterfassung Cloud Zeiterfassung in der Cloud: was online liegt und was am Rechner bleibt.

Was „Cloud“ bei einer Zeiterfassung heißt

Der Begriff steht für eine Sache: Deine Daten liegen auf dem Server eines Anbieters, nicht in einer Datei auf deinem Rechner. Du loggst dich ein, und alles ist da, von jedem Computer aus. Das ist bequem. Es heißt aber auch, dass du jemand anderem Daten anvertraust, und bei einer Zeiterfassung sind das Angaben über deinen Arbeitstag.

Dieser Text trennt deshalb zwei Fragen: Was liegt bei TimeUno in der Cloud, und was passiert nur auf deinem Computer? Wo genau die Grenze zwischen Rechner und Browser verläuft, steht ausführlicher auf Zeiterfassung online. Hier geht es um die Daten: wohin sie wandern, wie lange sie bleiben und wie du sie wieder herausbekommst.

Schematische Darstellung des Datenwegs, keine Messdaten.

Was in der Cloud liegt

Nach der Erfassung liegt alles Weitere in deinem TimeUno-Konto auf den Servern:

• Konto und Einstellungen: Anmeldung, Firmendaten, Währung, Standardsatz und Rundung (keine, 6, 15 oder 30 Minuten).
• Zeiten und Auswertung: die Übersicht mit Zeit nach Programmen, Websites und Projekten, dazu der Produktivitätswert.
• Projekte, Kunden und Stundenzettel: alles, was du im Dashboard anlegst und bearbeitest.
• Team-Übersicht: im Team-Plan pro Person Arbeitszeit, Produktivitätswert von 0 bis 100, KI-Nutzung und Verlauf.

Weil das online liegt, öffnest du es auf jedem Rechner im Browser. Du brauchst dafür keine App, nur dein Login.

Die Projektseite: Zeit pro Projekt, berechnet aus dem, was dein Rechner geschickt hat.

Was lokal passiert

Erfasst wird nicht im Browser, sondern auf dem Computer, an dem du arbeitest. Die Desktop-App für macOS (ab Version 11) und Windows läuft im Hintergrund. Sie notiert, welches Programm vorn war, wie der Fenstertitel lautet, wann du im Leerlauf warst und in wie vielen Sekunden es Tastatur- oder Mauseingaben gab. Was du tippst oder wohin du klickst, erfasst sie nie. Aus einem Editor liest sie den Projektnamen.

Zwei Dinge sind dabei besonders:

• Bildschirmtext: Beim Fensterwechsel und hin und wieder während der Arbeit liest die App den Text im aktiven Fenster direkt auf deinem Computer. Das ist standardmäßig an und lässt sich pro Computer abschalten. Passwortmanager und private Fenster überspringt sie immer. Laut Datenschutzdokumentation wird der gelesene Text gelöscht, sobald die Zeit eingeordnet ist.
• KI-Werkzeuge am Desktop: Von Claude Code, Cursor und ähnlichen Tools gehen nur Metadaten an den Server, etwa Sitzungszeiten, Modell, Tokens und Projektordner. Prompts, Antworten und Code bleiben auf dem Gerät.

Die Browser-Erweiterung verhält sich anders. Sie sendet die Website, die Adresse, den Titel und bis zu 4.000 Zeichen des sichtbaren Seitentexts. Auf KI-Websites können darin Prompts und Antworten stehen. Der Seitentext folgt dem Schalter Bildschirmtext lesen. Wer das nicht will, schaltet ihn aus oder nutzt nur die Desktop-App.

Ein Agent für Server erfasst, wenn auch entfernte Rechner ohne Oberfläche zählen sollen. Linux ist in der Testphase. Eine Handy-App gibt es nicht.

Wie lange Daten bleiben

Die Speicherdauer unterscheidet sich je nach Art der Daten. So steht es in der Dokumentation:

Daten	Aufbewahrung
Rohdaten zu Aktivitäten: Fenstertitel, Bildschirmtext, Titel von KI-Sitzungen, Notizen	Standard 90 Tage, wählbar: 30, 90, 180 oder 365 Tage
Summen: Zeit pro Kategorie und Projekt	Solange das Konto besteht
Datenbank-Backups	14 Tage

Die Dauer für Rohdaten stellen Inhaber des Workspace oder Admins unter Einstellungen, Datenschutz & Erfassung ein. Wer wenig speichern will, wählt 30 Tage. Wer lange zurückschauen will, wählt 365. Die Summen bleiben davon unberührt, deine Berichte über Monate funktionieren also auch mit kurzer Frist.

Mitnehmen und löschen

Ein Cloud-Dienst ist nur dann ein guter Aufenthaltsort, wenn du auch wieder herauskommst. Bei TimeUno gibt es drei Wege:

• Alle Daten herunterladen: In den Kontoeinstellungen im Bereich Deine Daten lädst du eine JSON-Datei mit Aktivitäten, Zeiteinträgen, KI-Sitzungen, Korrekturen, Notizen und Geräten. Das geht auch bei abgelaufenem Tarif.
• Stundenzettel exportieren: Als PDF oder CSV. Das PDF trägt Firmenname, Adresse, Steuernummer und Logo aus den Einstellungen unter Firmendaten. Ein Excel-Export fehlt, die CSV-Datei öffnest du aber in Excel.
• Konto löschen: Im selben Bereich. Dein Konto, deine Aktivitäten und deine Geräte werden gelöscht, ein Abo, das dir gehört, wird gekündigt. Bist du alleiniger Inhaber eines Teams mit weiteren Mitgliedern, übergibst du erst die Inhaberschaft oder entfernst die anderen.

Stundenzettel entstehen im Konto aus der erfassten Projektzeit und gehen als PDF oder CSV heraus.

Eine Anbindung an Buchhaltungssoftware gibt es nicht, und TimeUno erstellt keine Rechnungen. Du nimmst die Zahlen als Datei mit und rechnest dort weiter, wo du es sonst tust.

Was Teams in der Cloud sehen

Im Team-Plan laden Inhaber und Admins Mitglieder ein. Pro Person sehen sie Arbeitszeit, Produktivitätswert und KI-Nutzung, nie Programme, Websites, Fenstertitel oder Screenshots. Mitglieder sehen bei Stundenzetteln nur Stunden, keine Beträge. TimeUno ist kein Werkzeug, um Beschäftigte zu überwachen. Wenn du ein Team einführst, sag den Leuten vorher, was erfasst wird und was nicht. Die Seite Zeiterfassung Mitarbeiter geht darauf ein.

Checkliste: Das solltest du einen Cloud-Anbieter fragen

Die folgenden Fragen gelten für jede Cloud-Zeiterfassung, auch für uns. Antworten findest du in der Datenschutzerklärung des Anbieters, im Vertragsmaterial oder per Nachfrage beim Support. Rechtsberatung ist das nicht.

1. Auftragsverarbeitung: Gibt es einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV), und wie bekomme ich ihn? Gerade wer Daten von Mitarbeitenden oder Kunden einträgt, sollte das vorab klären.
2. Standort: Wo stehen die Server, und welche weiteren Dienstleister verarbeiten Daten? Bei TimeUno steht Hetzner in Deutschland für die Server, die weiteren Dienstleister listet die Datenschutzseite.
3. Was wird erfasst: Welche Daten schickt die App genau, und was bleibt lokal? Gibt es Schalter, mit denen ich Teile abschalte?
4. Aufbewahrung: Wie lange liegen Rohdaten, und kann ich die Frist selbst ändern?
5. Export: In welchem Format bekomme ich meine Daten heraus, und geht das auch nach Ablauf des Tarifs?
6. Löschung: Wie lösche ich Konto und Daten, und wie lange liegen Backups danach noch?
7. Zugriff im Team: Wer sieht pro Person was? Zeigt die Auswertung nur Summen oder auch Fenstertitel?
8. Preis: Was kostet der Dienst nach der Testphase, und wird die Karte schon zum Start verlangt? Bei anderen Anbietern liest du das am besten in deren aktuellen Plänen nach.

Wenn du TimeUno prüfst, kannst du Fragen zu AVV und Löschung an support@timeuno.io richten.

Wann TimeUno als Cloud-Lösung passt

TimeUno passt, wenn du hauptsächlich am Computer arbeitest, nach Projekten oder Kunden abrechnest und die Auswertung von überall im Browser sehen willst. Es passt weniger, wenn:

• du ein Tool suchst, das komplett im Browser läuft, ohne App auf dem Rechner.
• du viel ohne Rechner arbeitest, etwa im Außendienst. Eine Handy-App gibt es nicht.
• du Daten ausschließlich lokal halten willst. Die Auswertung liegt immer im Konto.
• du ein kostenloses Werkzeug suchst. Es gibt 14 Tage zum Testen, dann kostet der Individual-Plan 14,99 € im Monat (10,49 € bei jährlicher Zahlung), der Team-Plan 19,99 € pro Platz und Monat (13,99 € jährlich). Zum Start wird eine Karte hinterlegt.

TimeUno ist keine zertifizierte Zeiterfassung und macht niemanden automatisch gesetzeskonform. Welche Pflichten für Arbeitgeber gelten, steht auf Arbeitszeiterfassung (keine Rechtsberatung). Einen Überblick über automatische Tools gibt der Vergleich Beste automatische Zeiterfassung 2026. Wie die Erfassung ohne Eintragen funktioniert, steht auf Digitale Zeiterfassung.

Nächster Schritt

Installiere die Desktop-App und lass sie eine Woche laufen. Öffne dann im Dashboard die Übersicht und den Bereich Deine Daten. Lade die JSON-Datei einmal herunter und sieh dir an, was über dich gespeichert ist. Danach weißt du, ob dir der Datenweg passt, bevor die Testphase endet.

Aktualisiert am 28. Oktober 2026