Zeiterfassung für Unternehmen Zeiterfassung im Unternehmen einführen, ohne ein Projekt daraus zu machen.

Was ein Unternehmen von der Zeiterfassung braucht

In einem Unternehmen mit kleinem Team hat die Zeiterfassung meist drei Aufgaben. Du willst wissen, wie viele Stunden auf welches Projekt und welchen Kunden gingen. Du willst am Monatsende belastbare Zahlen, ohne dass jemand drei Tage Zettel sammelt. Und du willst, dass die Leute die Erfassung nicht als Last empfinden.

Dazu passt eine Erfassung, die nebenbei läuft. In TimeUno trägt niemand Zeiten ein und niemand startet einen Timer. Die Desktop-App erfasst im Hintergrund, woran am Computer gearbeitet wurde, und ordnet die Zeit einem Projekt zu. Daraus entstehen die Stundenzettel.

Das gilt für Arbeit am Rechner. Für Schichtpläne, Stempeluhren am Werkstor oder Mitarbeiter ohne Computer ist TimeUno nicht gedacht. Mehr dazu steht auf der Seite Stempeluhr.

Einführung in 5 Schritten

Der Ablauf als Überblick. Schematisch, keine echten Daten.

1. Konto anlegen

Du legst das Konto an, wählst den Team-Tarif und startest die 14 Tage Testphase. Die Karte gibst du zu Beginn an, abgebucht wird erst nach der Testphase. Danach installierst du die Desktop-App für macOS oder Windows. Linux ist in der Testphase.

2. Team einladen

Als Inhaber oder Admin lädst du Kolleginnen und Kollegen ins Team ein. Jedes Mitglied ist ein Platz im Team-Tarif. Jede Person installiert die App auf ihrem Rechner und erfasst ab dann selbst. Du musst keine Zeiten für andere eintragen.

Die Team-Übersicht: eine Zeile pro Person, ohne Einblick in Apps oder Websites.

3. Projekte und Kunden anlegen

Lege deine Kunden in der Kundenliste an und ordne ihnen Projekte zu. TimeUno erkennt Projekte auch aus dem Editor, etwa über den Ordnernamen oder die Projektdatei. Andere Projekte legst du von Hand an und ergänzt Stichwörter, damit die Zeit richtig zugeordnet wird.

Pro Projekt wählst du die Abrechnungsart: nach Stunden, Festpreis oder nicht abrechenbar. Interne Projekte wie Verwaltung oder Weiterbildung setzt du auf nicht abrechenbar, dann tauchen sie in der Auswertung auf, aber nicht in den abrechenbaren Stunden.

Pro Projekt siehst du, wie viel Zeit hineingeflossen ist.

4. Stundensätze festlegen

Inhaber und Admins stellen in den Einstellungen die Währung, den Standardsatz und die Rundung ein. Zur Wahl stehen keine Rundung, 6, 15 oder 30 Minuten. Sätze kannst du pro Person, pro Kunde und pro Projekt setzen. So kostet dieselbe Stunde im Projekt für Kunde A etwas anderes als bei Kunde B, ohne dass jemand rechnen muss.

Mitglieder sehen nur ihre Stunden, keine Beträge. Das hält Gehälter und Sätze aus dem Team heraus.

5. Monatsabschluss mit Stundenzettel

Am Monatsende erstellst du pro Kunde einen Stundenzettel aus der erfassten Projektzeit. Du prüfst die Zeilen, änderst Beschreibungen, nimmst Tage heraus und lädst die Datei als PDF oder CSV. Das PDF trägt Firmenname, Adresse, USt-IdNr. und Logo aus deinen Firmendaten in den Einstellungen. Die CSV öffnest du in Excel, Numbers oder Google Tabellen. Einen direkten Excel-Export gibt es nicht.

Wer die Stunden ungern selbst beschreibt, lässt die Beschreibungen von der KI schreiben und korrigiert sie danach. Wiederkehrende Entwürfe gibt es wöchentlich, alle zwei Wochen oder monatlich. Wenn ein Zettel fertig ist, markierst du ihn als bereit.

Der Stundenzettel als Vorschau, bevor du ihn lädst.

Willst du, dass dein Kunde die Stunden bestätigt, schickst du ihm einen Freigabe-Link, optional mit PIN und Ablaufdatum. Der Kunde kann freigeben, ablehnen oder Änderungen anfragen. Rechnungen erstellt TimeUno nicht und es gibt keine Anbindung an Buchhaltungsprogramme. Die Zahlen aus dem PDF oder der CSV übernimmst du in dein Rechnungsprogramm.

Was Admins sehen und was nicht

Zeiterfassung im Unternehmen funktioniert nur, wenn das Team ihr traut. Deshalb gilt in TimeUno eine klare Grenze.

	Admins sehen	Admins sehen nie
Pro Person	Arbeitszeit, Produktivitätswert, KI-Nutzung, Trend	Apps und Websites
Details	Erfasste Projektzeit für Stundenzettel	Fenstertitel
Inhalte	Zeiten und Beträge im Stundenzettel	Bildschirmfotos

Der Produktivitätswert reicht von 0 bis 100 und beruht auf den Kategorien, die jede Person selbst auf ihrer Zeitachse prüfen und korrigieren kann. Er ist eine Kennzahl pro Person, keine Beobachtung einzelner Minuten. Wie das Team-Layout im Detail aussieht, steht auf der Seite Zeiterfassung für Mitarbeiter.

Datenschutz und Betriebsrat

Damit ihr offen darüber reden könnt, hier, was die Desktop-App auf dem Rechner erfasst: App und Fenstertitel, Leerlauf, Sekunden mit Eingaben an Tastatur oder Maus (nie, was getippt wird) und den Projektnamen im Editor. Das Lesen von Text auf dem Bildschirm ist standardmäßig an und lässt sich pro Rechner abschalten. Die Browser-Erweiterung sendet Website, Adresse, Titel und bis zu 4.000 Zeichen sichtbaren Seitentext. Auf KI-Seiten können das Eingaben und Antworten sein. Von den Desktop-KI-Tools gehen nur Metadaten weg, Eingaben, Antworten und Code bleiben auf dem Gerät.

Das alles sehen deine Admins nicht, es bleibt bei der Person, deren Rechner es ist. Gibt es bei euch einen Betriebsrat, rede vor der Einführung mit ihm. Technische Einrichtungen, die Verhalten oder Leistung überwachen können, unterliegen der Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG (Quelle: § 87 BetrVG, Stand Oktober 2026, keine Rechtsberatung).

TimeUno ist keine zertifizierte Zeiterfassung. Welche Aufzeichnungspflichten für dein Unternehmen gelten, erklärt die Seite Arbeitszeiterfassung, ersetzt aber keine Beratung.

Was es kostet

Der Team-Tarif kostet 19,99 € pro Platz und Monat, bei jährlicher Zahlung 13,99 €. Ein Team mit zehn Personen zahlt also zehn Plätze. Für 14 Tage testest du alles, die Karte gibst du zu Beginn an. Wer nur für sich erfassen will, nimmt den Individual-Tarif für 14,99 € im Monat oder 10,49 € jährlich. Einen kostenlosen Tarif gibt es nicht.

Für wen es passt und für wen nicht

TimeUno passt für Agenturen, Softwareteams, Beratungen und andere Unternehmen, in denen die Arbeit am Computer stattfindet und nach Projekten oder Kunden abgerechnet wird. Es passt weniger, wenn Teile des Teams ohne Rechner arbeiten, wenn du verbindliche Kommen-Gehen-Buchungen brauchst oder wenn eine Handy-App nötig ist. Eine App fürs Handy gibt es nicht.

Wenn du erst Anbieter vergleichen willst, hilft der Vergleich der besten automatischen Zeiterfassungen. Die Software-Übersicht findest du unter Zeiterfassung Software.

Aktualisiert am 28. Oktober 2026