Beste Zeiterfassung Software Die beste Zeiterfassung Software ist die, die du nicht bedienen musst.

Fünf Fragen, bevor du eine Software wählst

Die meisten Listen mit der „besten Zeiterfassung Software” zählen Funktionen auf. Das hilft wenig, denn fast jede Software hat ein Projektfeld und einen Bericht. Entscheidend ist, wie viel Arbeit dir die Software abnimmt und was am Ende herauskommt.

Schematische Checkliste, keine Messdaten.

Gehe die fünf Punkte der Reihe nach durch. Die ersten beiden entscheiden, ob du die Software nach zwei Wochen noch benutzt.

1. Wie kommt die Zeit hinein?

Es gibt zwei Wege. Beim Timer startest du und stoppst von Hand. Das funktioniert, solange du daran denkst. In der Praxis fehlt irgendwann ein Stück, und du rekonstruierst am Freitag die Woche aus dem Gedächtnis. Bei automatischer Erfassung schreibt die Software mit, was am Rechner passiert, und du korrigierst nur noch.

Schematische Darstellung, keine Messdaten.

Frage dich: Was passiert, wenn ich vergesse zu starten? Bei Timer-Tools ist die Antwort: Die Zeit fehlt. Welche Funktionen ein bestimmtes Timer-Tool dagegen hat, liest du am besten in dessen aktuellen Plänen nach.

2. Wohin gehört die Zeit?

Zeit ohne Zuordnung ist wertlos, wenn du nach Projekt oder Kunde abrechnest. Prüfe:

• Ordnet die Software Zeit Projekten zu, ohne dass du jedes Mal wählst?
• Gibt es eine Kundenliste, an der Projekte und Stundenzettel hängen?
• Lassen sich Sätze pro Person, Kunde und Projekt hinterlegen?
• Gibt es Abrechnungsarten wie Stundensatz, Festpreis und nicht abrechenbar?
• Was passiert mit Zeit, die keinem Projekt zugeordnet wurde?

3. Was kommt heraus?

Am Ende steht meist ein Stundenzettel für den Kunden. Prüfe, in welchem Format er herauskommt, ob er deine Firmendaten trägt und ob dein Kunde ihn bestätigen kann, ohne dass ihr E-Mails hin- und herschickt.

4. Wer sieht was?

Sobald ein Team die Software nutzt, wird diese Frage wichtig. Es gibt Software, die dem Admin zeigt, welche Programme, Websites und Fenster jede Person geöffnet hatte. Das ist Überwachung. Prüfe vor der Wahl, was die Admin-Ansicht zeigt und ob du damit leben kannst. Gute Fragen sind: Sieht der Admin Fenstertitel? Gibt es Screenshots? Wo liegen die Daten?

5. Wo läuft die Software?

Prüfe, ob es die Software für dein Betriebssystem gibt, ob sie im Browser mitläuft und ob du sie auf einem Server brauchst. Prüfe auch, ob du eine Handy-App erwartest. Wenn deine Arbeit vor allem am Computer stattfindet, ist ein Desktop-Tool sinnvoll. Wenn du viel unterwegs ohne Rechner arbeitest, passt eine reine Desktop-Software nicht.

Wie TimeUno die Checkliste beantwortet

TimeUno ist eine automatische Zeiterfassung. Du startest nichts und stoppst nichts. Die App erfasst im Hintergrund, welches Programm oder welche Website vorn war, und erkennt das Projekt, etwa aus dem geöffneten Editorprojekt. Nebenbei erfasst sie auch Metadaten deiner KI-Werkzeuge, also wann sie arbeiten und wann sie warten. Prompts, Antworten und Code verlassen dein Gerät nicht.

Frage	Antwort in TimeUno
Wie kommt die Zeit hinein?	Automatisch im Hintergrund, kein Timer
Wohin gehört sie?	Projekt aus dem Editor oder per Stichwort, dazu Kundenliste, Sätze pro Person, Kunde und Projekt
Was kommt heraus?	Stundenzettel als PDF oder CSV, Kunden-Link mit PIN und Ablaufdatum
Wer sieht was?	Admins sehen Arbeitszeit, Produktivitätswert und KI-Nutzung pro Person, nie Programme, Websites, Fenstertitel oder Screenshots
Wo läuft es?	Desktop-App für macOS und Windows, Browser-Erweiterung (Firefox live), Agent für Server, Linux in der Testphase, keine Handy-App

Die Zeitachse zeigt den Tag als Sitzungen. Bei einer Sitzung setzt du das Urteil Produktiv oder Unproduktiv selbst.

Zeit zuordnen und korrigieren

Auf der Zeitachse korrigierst du eine Sitzung und setzt das Urteil Produktiv oder Unproduktiv. Das Urteil verschiebt keine Zeit auf ein anderes Projekt. Zeit, die keinem Projekt zugeordnet wurde, findest du auf der Seite Projekte unter Nicht zugeordnete Zeit prüfen.

Vom Projekt zum Stundenzettel

Der Stundenzettel entsteht aus der erfassten Projektzeit, für diese Woche, letzte Woche oder diesen Monat und mit einem Kunden. Du wählst eine Zeile pro Tag oder pro Arbeitsblock, bearbeitest jede Zeile und lässt die KI mit ✦ Beschreibungen schreiben Texte vorschlagen. Mit Als fertig markieren sperrst du ihn. Wiederkehrende Entwürfe legt TimeUno wöchentlich, alle zwei Wochen oder monatlich an.

In der Liste filterst du nach Kunde, Zeitraum und Status.

Beträge entstehen aus den Sätzen, die du hinterlegt hast, mit Rundung auf keine, 6, 15 oder 30 Minuten. Mitglieder eines Teams sehen nur Stunden, keine Beträge.

Datenschutz und Team-Sicht

Für Teams gilt: Inhaber und Admins sehen pro Person die Arbeitszeit, den Produktivitätswert von 0 bis 100 und die KI-Nutzung samt Verlauf. Sie sehen nicht, welche Programme oder Websites jemand nutzte, keine Fenstertitel und keine Screenshots. TimeUno ist kein Werkzeug, um Beschäftigte zu überwachen.

Auf deinem eigenen Rechner ist es anders: Die App speichert dort das vordere Programm, den Fenstertitel und die Leerlaufzeit. Screenshots und Bildschirmtext sind standardmäßig an und lassen sich pro Computer abschalten. Die Server stehen bei Hetzner in Deutschland, und die Daten werden nicht verkauft oder für Werbung genutzt.

Was TimeUno nicht ist

• Keine Software für Rechnungen. Es gibt keine Rechnungen und keine Anbindung an Buchhaltungssoftware.
• Kein Excel-Export. PDF und CSV sind die beiden Formate.
• Keine Handy-App und keine Erfassung von Arbeit ohne Computer.
• Kein kostenloser Plan. Es gibt 14 Tage zum Testen, dann kostet der Individual-Plan 14,99 € im Monat (10,49 € bei jährlicher Zahlung).
• Keine zertifizierte Zeiterfassung.

Wenn du als Arbeitgeber suchst

Als Arbeitgeber musst du Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit erfassen. Das Bundesarbeitsgericht hat das am 13.09.2022 entschieden (1 ABR 22/21, Quelle: Bundesarbeitsgericht, Stand Oktober 2026, keine Rechtsberatung). Ob eine bestimmte Software diese Pflicht für deinen Betrieb erfüllt, kann dir nur eine Fachanwältin oder ein Fachanwalt für Arbeitsrecht sagen. TimeUno behauptet das nicht. Was gilt und wo ein automatischer Tracker hilft, steht unter Arbeitszeiterfassung.

Nächster Schritt

Wenn du Zeit nach Projekten und Kunden abrechnest und am Computer arbeitest, probiere TimeUno 14 Tage aus. Lass die App eine Woche mitlaufen und erstelle dann einen Stundenzettel. Ein Vergleich mit anderen automatischen Tools steht unter Beste automatische Zeiterfassung 2026.

Aktualisiert am 28. Oktober 2026