Stundenzettel Vorlage Word Stundenzettel in Word, Excel oder PDF: welches Format wofür.

Word, Excel oder PDF: welches Format passt

Ein Stundenzettel ist eine Tabelle mit Datum, Zeiten und einer Summe. Welches Programm du dafür nimmst, ist weniger eine Geschmacksfrage als eine Frage danach, was mit dem Zettel passiert.

Schematische Übersicht, keine echten Daten.

	Word	Excel	PDF
Summen	Von Hand	Per Formel	Nicht änderbar
Layout	Frei gestaltbar	Tabelle mit Zellen	Sieht überall gleich aus
Rundung	Von Hand	Mit Formel	Fertig gerundet
Gut für	Kurze Zettel zum Ausdrucken	Woche, Monat, Projekt	Weitergabe und Ablage

Word eignet sich, wenn der Zettel nur wenige Zeilen hat und du ihn ausdruckst oder von Hand ausfüllst. Excel eignet sich, sobald Stunden addiert werden sollen, weil Formeln Pausen abziehen und die Summe bilden. Ein PDF ist die Form für alles, was fertig ist: Es sieht bei deinem Kunden genauso aus wie bei dir und lässt sich nicht aus Versehen ändern.

Auf unserer Seite gibt es kostenlose Excel-Vorlagen und einen druckbaren Wochen-Stundenzettel. Eine Word-Datei haben wir nicht, und wir schicken dich nicht zu einer Vorlage, die wir nicht kennen. Wie die Monatsformel in Excel rechnet, steht auf der Seite Arbeitszeiterfassung mit Excel-Vorlage.

Was auf einen Stundenzettel gehört

Als praktische Checkliste, egal in welchem Format:

• Name der Person und Zeitraum, etwa Woche oder Monat.
• Pro Zeile das Datum.
• Beginn und Ende der Arbeitszeit.
• Pause, so eingetragen, wie du sie gemacht hast.
• Die Stunden pro Zeile und die Summe darunter.
• Bei Kundenarbeit: Kunde, Projekt und eine kurze Beschreibung der Tätigkeit.
• Platz für eine Unterschrift oder eine Freigabe, wenn jemand die Stunden bestätigt.
• Bei Stundenzetteln für Kunden: Firmenname und Anschrift, damit der Zettel einem Absender zugeordnet werden kann.

Das ist eine Hilfe für die Gestaltung, keine Aussage darüber, was das Gesetz für deinen Fall verlangt. Welche Aufzeichnungspflichten gelten, hängt vom Einzelfall ab. Einen Überblick gibt die Seite Arbeitszeiterfassung, eine Rechtsberatung ersetzt sie nicht.

Wo manuelle Vorlagen Fehler machen

Eine Vorlage ist nur so gut wie die Person, die sie ausfüllt. Drei Stellen machen am häufigsten Ärger.

Summen. In einer einfachen Word-Tabelle rechnet nichts mit Uhrzeiten. Ende minus Beginn minus Pause tippst du selbst in den Taschenrechner und hoffst, dass keine Zeile fehlt. In Excel stimmt die Summe nur, solange die Formel in jeder Zeile steht. Wer eine Zeile überschreibt, merkt es oft erst beim Abrechnen.

Formatierung. Excel kennt Uhrzeiten und Dezimalzahlen als zwei verschiedene Formate. 7:45 und 7,75 beschreiben dieselbe Dauer, lassen sich aber nicht ohne Umrechnung mischen. Wer einen Stundensatz mit einer Uhrzeit malnimmt, bekommt ein Ergebnis, das auf den ersten Blick plausibel aussieht und falsch ist.

Rundung. Möchtest du auf 15 Minuten runden, brauchst du in Excel eine Formel, in Word gar keine Hilfe. Oft rundet jeder auf seine Art, und zwei Zettel desselben Projekts passen nicht zusammen.

Dazu kommt das Grundproblem jeder Vorlage: Du trägst ein, was du dir merken konntest. Am Freitag eine Woche aus dem Gedächtnis zu rekonstruieren, ist ungenau, egal in welchem Format.

Der Stundenzettel aus erfasster Zeit

TimeUno dreht das um. Die Desktop-App erfasst im Hintergrund, woran du am Computer arbeitest, und ordnet die Zeit deinen Projekten zu. Daraus erstellst du einen Stundenzettel für diese Woche, letzte Woche oder diesen Monat, pro Kunde. Die Zeilen sind schon gefüllt. Du prüfst sie, änderst Beschreibungen, nimmst Tage heraus und lädst den Zettel.

Eine Zeile pro Tag: Beschreibung ändern oder den Tag über das Kästchen weglassen.

Was das gegenüber einer Vorlage ändert:

• Summen und Rundung kommen vom Programm. Inhaber und Admins stellen unter Einstellungen Währung, Standardsatz und Rundung ein (keine, 6, 15 oder 30 Minuten). Sätze gibt es pro Person, Kunde und Projekt. Mitglieder sehen nur Stunden.
• Beschreibungen kann die KI schreiben. Du korrigierst sie danach.
• Wiederkehrende Entwürfe gibt es wöchentlich, alle zwei Wochen oder monatlich.
• Fertig markieren: Stimmt der Zettel, markierst du ihn als fertig.

Als Ausgabe gibt es PDF und CSV. Das PDF trägt Firmenname, Adresse, USt-IdNr. und Logo aus den Firmendaten unter Einstellungen. Die CSV öffnest du in Excel, Numbers oder Google Tabellen, falls du die Zahlen dort weiterverwenden willst. Einen direkten Export als Word- oder Excel-Datei gibt es nicht. Mehr zum PDF steht auf der Seite Stundenzettel als PDF, den Gesamtablauf beschreibt die Seite Stundenzettel automatisch erstellen.

Soll ein Kunde die Stunden bestätigen, schickst du ihm einen Freigabe-Link, optional mit PIN und Ablaufdatum. Er kann freigeben, ablehnen oder Änderungen anfragen. Rechnungen erstellt TimeUno nicht, und es gibt keine Anbindung an Buchhaltungsprogramme. Die Zahlen übernimmst du in dein Rechnungsprogramm.

Wann eine Vorlage reicht und wann nicht

Eine Vorlage reicht, wenn du selten Stunden festhältst, der Zettel kurz ist oder ein Kunde ausdrücklich eine bestimmte Datei verlangt. Dann ist die kostenlose Excel-Vorlage ein guter Start.

Sie reicht nicht mehr, wenn du jede Woche Stunden zusammensuchst, mehrere Kunden hast oder ein Team dahinter steht. TimeUno erfasst Arbeit am Computer auf macOS und Windows, Linux ist in der Testphase. Für Arbeit ohne Computer, etwa unterwegs, taugt es nicht, und eine App fürs Handy gibt es nicht. TimeUno ist außerdem keine zertifizierte Zeiterfassung: Der Stundenzettel ist ein Nachweis für deinen Kunden, welche Pflichten du als Arbeitgeber hast, prüfst du selbst.

Der Individual-Tarif kostet 14,99 € im Monat, bei jährlicher Zahlung 10,49 €. Du testest 14 Tage, die Karte gibst du zu Beginn an. Wer Anbieter vergleichen will, findet den Vergleich der besten automatischen Zeiterfassungen.

Aktualisiert am 28. Oktober 2026